地域支部総会助成金制度について

地域支部の活性化を図ることを目的として、2014年度から、「地域支部総会助成金」制度を設けました。
制度の具体的な内容は下記の通りです。
制度の趣旨をご理解の上、活発な地域支部活動を行っていただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

１．対象支部：西南学院大学同窓会本部公認の地域支部
２．助成目的：支部総会の開催を促し、地域支部会員の相互交流の機会を高めるため
３．対象範囲：支部総会開催に係る通信費及び会場費（例：郵便切手、葉書、会場費等）
４．助成額　：実費若しくは15万円のうち、どちらか低い額の範囲
５．特例支部：①大学同窓会東京支部、②大学同窓会関西支部、③北九州支部については別途基準を設ける
６．申請方法
①申請時期：支部総会開催日前後２ヶ月内に申請を行うこと
但し、総会開催前に申請し、交付を受けた後、総会開催予定日を2か月以上経過してもなお総会開催することが出来なくなった場合においては、速やかに交付された助成金を同窓会本部に返納するものとする
②申請期間：申請期間は４月１日から翌年２月末日とする。３月申請分については、次年度４月以降の対象として処理を行う
③申請手続：申請については下記の書類を添付すること
・地域支部総会助成金申請書
・総会開催の案内状（ハガキも可）
・総会案内に使用した会員名簿
・領収書（事前申請の場合、総会開催後に必ず送付のこと）

　尚、不正な請求、不適切な支出内容が認められた場合には、交付した助成金の返納を求めるとともに、支部の公認を取消す等の処分を行うことがあります。

支部役員交代について

各支部において役員、連絡先担当者が変わられた場合にはご連絡をお願いいたします。
特に、支部長が変わられた場合には、本部の評議員としての身分も異動することになりますので、支部長交代の際には、必ず、交代された日付を記された文書のご提出をお願いいたします。

新支部発足について

西南学院同窓会は中学同窓会、高校同窓会、大学同窓会の三同窓会によって構成されており、この三つを統括する機関として「西南学院同窓会連合会」があります。

　新たに支部を発足されました際には、本部との情報共有のために「新支部発足届」のご提出をお願いいたします。
　支部の種類としては「職域支部」と「地域支部」があります。

　また、下記の要件を満たされた場合で、かつ「同窓会連合会」の承認を得られた場合には公認の支部となることができます。

《公認支部申請要件（提出書類）》
・新支部発足届
・新支部設立誓約書
・会員名簿（西南学院出身者１０名以上）
・会の規約

　上記要件を満たした上で、公認支部として承認されますと、下記のご負担をお願いしますとともに、メリットも共有していただきます。

《支部としてのご負担》
　・金銭的な負担はございません
　・可能な範囲で、本部同窓会総会のチケット販売にご協力をお願いいたします
　・同窓生名簿充実のため、会員に関する情報の提供のお願いをすることがあります

《公認支部になることのメリット》
　・支部長が評議員として同窓会活動の意思決定に参加できます
　・「地域支部」の場合、支部総会を開催される際には、助成金制度の対象となります
　・本部から、タイムリーに情報提供が受けられます
　・年２回程度開催する「支部連絡協議会」で他支部との交流ができます（参加自由）